(Italian version below)

Are you looking for a new opportunity to take your career to a higher orbit? To join an international group with a successful track record in Space Engineering? A job adapted to your career ambitions and in which you could have an impact for the years to come?

We are looking for a Bid Management Assistant to be based preferably at our office in Frascati (Italy). We offer a hybrid working policy between home and office.

The position will be key to providing a professional and administrative service support to the Bid Management and Business Development Teams with regards to preparation of proposals.

The key person will work closely with the other members of the bid team along with other operational and commercial functions across the company’s international offices. The position reports to the Director of Sales and Proposal Management.

This position is open to protected categories under Italian Law 68/99 (“Rules for the right to work of disabled people”).
Questa posizione e’ aperta alle categorie protette L. 68/99.

Tasks and activities

The scope of work will include:

• Supporting the overall bid preparation, by taking responsibility in producing support material for proposals in compliance with company highest quality and standards.
• Working with the Bid Management and Business Development Teams to ensure reviews are scheduled effectively and compliance with the company’s bid and sales processes.
• Ensuring timescales are achieved during the process, while taking the initiative in setting realistic deadlines.
• Organizing and participating in bid reviews to assess the bid’s progress.
• Supporting the Bid Management Team in organizing archives and libraries
• Coordinating and circulating proposal related correspondence and feedback.

Skills and experience

The following skills and experience are mandatory:

• University Degree or equivalent in Telecommunication, Aerospace, Computer Science, Cybersecurity or a relevant field to the company’s main business line. Alternatively, at least 3 years of proven experience in an admin role, bid management, reporting and requirement management.
• Extensive experience in Microsoft Office suite.
• Time Management
• Organisational Management
• Ability to synthesize written content from diverse and concurrent sources.
• Attention to details, excellent proofreading/editing skills, writing skills, and verbal communication skills.
• Desire to work both autonomously and as part of a team, in an international multicultural environment.
• Solution oriented mindset, with a customer focused communication skill.
• Good level of English, both written and spoken.

The following skills and experience would be highly desirable:

• Other European languages.
• Experience in MS Teams, MS SharePoint, Salesforce.
• Working experience in / knowledge of the Space environment, preferably Earth Observation.
• ITIL certification.
• Background/experience in Sales and/or Legal.

Why should you apply?

• You will have the opportunity to work within leading space organisations across Europe.
• We encourage everyone to think outside the box and to push the boundaries of traditional knowledge. This role is an opportunity to join a forward-thinking company and allows for a deeper understanding of the industry.
• To be part of a company that values integrity, inspiration, care and collaboration.
• Benefits include: competitive remuneration packages; unique career opportunities, including working in other countries; access to training and development programmes; flexible relocation support.

We welcome applications from people with disabilities, members of ethnic minorities, all genders, LGBTQ+ individuals and ex-service personnel.

Bid Management Assistant (Categorie protette L. 68/99)

Sei alla ricerca di una nuova opportunità per portare la tua carriera in un’ orbita piu’ alta? Vuoi unirti ad un gruppo internazionale con un comprovato successo nell’Ingegneria Spaziale? Desideri un lavoro adatto alle tue ambizioni di carriera e nel quale potrai avere un impatto negli anni a venire?

Stiamo cercando un Bid Management Assistant, da inserire preferibilmente nella nostra sede di Frascati (Italia). Offriamo una politica di lavoro ibrida tra casa e ufficio.

La posizione sarà fondamentale per fornire un servizio di supporto professionale e amministrativo ai team di Bid Management e Business Development per quanto riguarda la preparazione delle proposte.

La persona selezionata lavorerà a stretto contatto con gli altri membri del team di Bid Management e con altre funzioni operative e commerciali nelle sedi internazionali dell’azienda.

La posizione riporta al  Director of Sales and Proposal Management.

Questa posizione è aperta alle categorie protette ai sensi della Legge 68/99 (“Norme per il diritto al lavoro dei disabili”).

Responsabilita’

Lo scopo del lavoro include:

• Supportare la completa preparazione delle offerte, assumendo la responsabilità della produzione di materiale di supporto per le proposte, nel rispetto dei più elevati standard qualitativi dell’azienda.
• Collaborare con i team di Bid Management e Business Development per garantire che le revisioni siano programmate efficacemente e rispetteando i processi di offerta e vendita dell’azienda.
• Assicurare il rispetto delle tempistiche durante il processo, prendendo l’iniziativa nel fissare scadenze realistiche.
• Organizzare e partecipare a revisioni delle offerte per valutarne l’andamento.
• Supportare il team di Bid Management nell’organizzazione di archivi e librerie dedicate.
• Coordinare e distribuire le comunicazioni e i feedback relativi alle proposte.

Competenze ed esperienze

Le seguenti competenze ed esperienze sono obbligatorie:

• Laurea o titolo equivalente in ingenieria delle telecomunicazioni, aerospaziale, informatica, Cybersecurity o in un settore pertinente alla principale linea di business dell’azienda. In alternativa, almeno 3 anni di esperienza comprovata in un ruolo amministrativo, nella gestione di offerte, reportistica e gestione dei requisiti.
• Ampia esperienza nell’uso del pacchetto Microsoft Office.
• Gestione del tempo
• Gestione organizzativa
• Capacità di sintetizzare contenuti scritti provenienti da fonti diverse e simultanee.
• Attenzione ai dettagli, eccellenti capacita’di correzione di bozze/editing, capacità di scrittura e di comunicazione verbale.
• Desiderio di lavorare sia in autonomia che come parte di un team, in un ambiente internazionale e multiculturale.
• Mentalità orientata alle soluzioni, con abilità comunicative focalizzate sul cliente.
• Buon livello di inglese, sia scritto che parlato.

Competenze ed esperienze desiderabili:

• Conoscenza di altre lingue europee.
• Esperienza con MS Teams, MS SharePoint, Salesforce.
• Esperienza di lavoro o conoscenza del settore spaziale (preferibilmente nell’Osservazione della Terra).
• Certificazione ITIL.
• Background o esperienza in ambito commerciale e/o legale.

Perche’ dovresti candidarti?

• Avrai l’opportunità di lavorare all’interno di organizzazioni spaziali leader in tutta Europa.
• Incoraggiamo tutti a pensare fuori dagli schemi e a superare i confini delle conoscenze tradizionali. Questo ruolo rappresenta un’opportunità per entrare a far parte di un’azienda lungimirante e consente di approfondire la conoscenza del settore.
• Sarai parte di un’azienda che valorizza integrità, ispirazione, cura e collaborazione.
• I vantaggi includono: pacchetti retributivi competitivi; opportunità di carriera uniche, compreso il lavoro in altri paesi; accesso a programmi di formazione e sviluppo; supporto flessibile per il trasferimento.

Accogliamo con favore  lecandidature da persone con disabilità, appartenenti a minoranze etniche, di tutti i generi, di persone LGBTQ+ e di ex militari.