(English version below)

Sei alla ricerca di una nuova opportunità per portare la tua carriera in un’ orbita piu’ alta? Vuoi unirti ad un gruppo internazionale con un comprovato successo nell’Ingegneria Spaziale? Desideri un lavoro adatto alle tue ambizioni di carriera e nel quale potrai avere un impatto negli anni a venire?

A causa della crescita della nostra Business Unit Italiana, siamo alla ricerca di un Assistente Amministrativo versatile e attento ai dettagli per supportare uno dei seguenti dipartimenti: Risorse Umane (HR), Reclutamento, Vendite, Finanza, e Marketing. Il candidato ideale sarà altamente organizzato, con ottime capacità comunicative e in grado di gestire diversi compiti contemporaneamente tra vari team.

Il ruolo è disponibile sia part-time che full-time, con la possibilità di lavorare presso il nostro ufficio a Frascati, Italia, o da da remoto presso qualsiasi località in Italia.

Questa posizione è aperta alle categorie protette ai sensi della Legge 68/99 (“Norme per il diritto al lavoro dei disabili”).

Responsabilita’

Lo scopo del lavoro include:

• Fornire assistenza amministrativa generale a tutti i dipartimenti, inclusa la gestione dei calendari, l’organizzazione di riunioni, la preparazione di report e il mantenimento dei registri.
• Organizzare, aggiornare e gestire i documenti in base alle esigenze specifiche di ciascun dipartimento, facendo in modo che la suddetta documentazione sia accurata e facilmente accessibile.
• Agire come principale punto di contatto tra i dipartimenti, i fornitori esterni e i clienti, gestendo le richieste tramite telefono, e-mail e altri canali. Coordinare le comunicazioni interdipartimentali.
• Mantenere aggiornati i database dei dipartimenti e i sistemi ERP con le informazioni e i dati più recenti.
• Assistere nel coordinamento dei progetti nei dipartimenti Risorse Umane, Reclutamento, Vendite, Finanza e Marketing, monitorandone le scadenze, i progressi e garantendo il raggiungimento degli obiettivi.
• A seconda del dipartimento, supportare le seguenti attività specifiche:
  • HR: Assistere nell’inserimento dei nuovi dipendenti, gestione dei benefici e mantenimento dei registri del personale.
  • Reclutamento: Supportare il processo di selezione pubblicando annunci di lavoro, organizzando colloqui e monitorando lo stato dei candidati.
  • Vendite: Fornire assistenza nell’aggiornamento del CRM, nellle comunicazioni con i clienti e nellastesura di report sulle vendite.
  • Finanza: Aiutare nel monitoraggio delle fatture, nella gestione dei fornitori e nella contabilità di base.
  • Marketing: Supportare il coordinamento delle campagne, la gestione dei contenuti e la distribuzione dei materiali di marketing.

Competenze ed esperienze

Le seguenti competenze ed esperienze sono obbligatorie:

• Comprovata esperienza in un ambiente aziendale in una delle funzioni amministrative (es. Risorse Umane, Finanza, Marketing, Reclutamento, Vendite o Segreteria).
• Desiderio di lavorare in autonomia e come parte di un team, in un ambiente internazionale e multiculturale.
• Padronanza del pacchetto MS Office (Word, Excel, PowerPoint) e di software rilevanti (es. HRIS per HR, CRM per Vendite, software finanziari).
• Attenzione ai dettagli, atteggiamento diligente e entusiasta.
• Desiderio di lavorare sia in autonomia che come parte di un team, in un ambiente internazionale e multiculturale.
• Mentalità orientata alle soluzioni, con abilità comunicative focalizzate sul cliente.
• Conoscenza fluente dell’inglese, sia scritto che parlato.

Perche’ dovresti candidarti?

• Avrai l’opportunità di lavorare all’interno di organizzazioni spaziali leader in tutta Europa.
• Incoraggiamo tutti a pensare fuori dagli schemi e a superare i confini delle conoscenze tradizionali. Questo ruolo rappresenta un’opportunità per entrare a far parte di un’azienda lungimirante e consente di approfondire la conoscenza del settore.
• Sarai parte di un’azienda che valorizza integrità, ispirazione, cura e collaborazione.
• I vantaggi includono: pacchetti retributivi competitivi; opportunità di carriera uniche, compreso il lavoro in altri paesi; accesso a programmi di formazione e sviluppo; supporto flessibile per il trasferimento.

Accogliamo con favore  lecandidature da persone con disabilità, appartenenti a minoranze etniche, di tutti i generi, di persone LGBTQ+ e di ex militari.

Administrative Assistant

Are you looking for a new opportunity to take your career to a higher orbit? To join an international group with a successful track record in Space Engineering? A job adapted to your career ambitions and in which you could have an impact for the years to come?

Due to growth in our Italian Business Unit, we are looking for a versatile and detail-oriented Administrative Assistant to support of one of the following departments: HR, Recruitment, Sales, Finance, and Marketing. The ideal candidate will be highly organized, a strong communicator, and capable of juggling various tasks across different teams.

The role is open either on a part-time or full-time basis and you have the flexibility to either be based at our office in Frascati, Italy or any remote location across Italy.

This position is open to protected categories under Italian Law 68/99 (“Rules for the right to work of disabled people”).
Questa posizione e’ aperta alle categorie protette L. 68/99.

Tasks and activities

The scope of work will include:

• Provide general administrative assistance across all departments, including managing calendars, scheduling meetings, preparing reports, and maintaining records.
• Organize, update, and maintain departmental files for according to the needs of each specific department, ensuring that all documentation is accurate and easily accessible.
• Serve as the main point of contact between departments, external vendors, and clients by handling inquiries via phone, email, and other channels. Coordinate cross-departmental communications.
• Keep the departments databases, and ERP systems up-to-date with the latest information and data.
• Assist in the coordination of projects across HR, Recruitment, Sales, Finance, and Marketing, including tracking deadlines, monitoring project progress, and ensuring deliverables are met.
• Departing on the department, involved in the specific tasks:
  • HR: Assist with employee onboarding, benefits management, and maintaining employee records.
  • Recruitment: Support the recruitment process by posting job listings, scheduling interviews, and maintaining applicant tracking.
  • Sales: Assist with CRM updates, client communications, and sales report generation.
  • Finance: Help with invoice tracking, vendor management, and basic bookkeeping.
  • Marketing: Support campaign coordination, content management, and distribution of marketing materials.

Skills and experience

The following skills and experience are mandatory:

• Proven experience working in a corporate environment in either of the administrative functions (i.e: HR, finance, marketing, Recruitment, Sales or secretarial support)
• Desire to work both autonomously and as part of a team, in an international multicultural environment.
• Proficiency in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and relevant software (e.g., HRIS for HR, CRM for Sales, financial software).
• Solution oriented mindset, with a customer focused communication skill.
• Fluent in Italian with a good level of English, both written and spoken.

Why should you apply?

• You will have the opportunity to work within leading space organisations across Europe.
• We encourage everyone to think outside the box and to push the boundaries of traditional knowledge. This role is an opportunity to join a forward-thinking company and allows for a deeper understanding of the industry.
• To be part of a company that values integrity, inspiration, care and collaboration.
• Benefits include: competitive remuneration packages; unique career opportunities, including working in other countries; access to training and development programmes; flexible relocation support.

We welcome applications from people with disabilities, members of ethnic minorities, all genders, LGBTQ+ individuals and ex-service personnel.